Cuando ves empleados de oficina en la televisión o en las películas, a menudo son trabajadores apáticos y con exceso de trabajo que molestan a un personaje principal, provocando risas o conflictos. En realidad, los empleados de oficina son administradores hábiles que mantienen una oficina organizada y funcionando. Tienen habilidades organizativas estelares y una colección versátil de conocimientos administrativos que los convierte en jugadores indispensables en cualquier oficina.

Básicamente, los empleados de oficina hacen lo que se debe hacer en una oficina, Auxiliar Administrativo. Sus deberes pueden incluir cualquiera de los siguientes:

Contestar telefonos
Archivar registros y administrar sistemas de archivo
Revise los datos para verificar su precisión
Ingrese datos en bases de datos u otros sistemas
Mantener cuentas de clientes o clientes
Ordenar correo
Hacer copias
Procesar pagos o realizar contabilidad básica
Asegurar el cumplimiento de la oficina con las reglas o regulaciones

El trabajo también varía según la industria; por ejemplo, el día a día de un secretario de archivos médicos probablemente sea muy diferente al de un secretario de archivos en un bufete de abogados o una gran corporación. Puede haber obligaciones administrativas específicas de la industria además de estas responsabilidades generales.

Un trabajo o una carrera como empleado de oficina lo convierte en un empleado muy adaptable, con un conjunto de habilidades que puede llevar con usted a cualquier número de industrias. También es una trayectoria profesional muy estable, porque las oficinas siempre necesitarán personas capacitadas y organizadas para manejar la administración diaria. Los empleados de oficina generalmente pueden comenzar con un título de escuela secundaria o un título de asociado. No existe un programa específico de capacitación o certificación para empleados de oficina. Los empleados generalmente se contratan en función de la experiencia y / o habilidades en lugar de hitos educativos específicos.

Los empleados de oficina deben tener sólidas habilidades en las siguientes áreas:

Organización. Mantener todo en orden y seguir adelante es una parte importante de la descripción del trabajo.
Comunicación. Los empleados de oficina son a menudo un enlace entre las diferentes partes de una oficina, asegurándose de que la información y los procesos se ejecuten de manera eficiente. Esto significa que debe poder comunicarse de manera clara y efectiva con una variedad de personas diferentes.
Servicio al Cliente. Este es un puesto de servicio, que a menudo se ocupa de solicitudes directas dentro de la empresa o interacciones con clientes externos, por lo que es importante tener una cara sólida y paciente en el servicio al cliente.